采购流程及采购流程管理

采购流程

一，下单：

1.一般情况下，采购人员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。

2.分析缺料信息是否合理，再将订单下给供应商，订单必须含有以下信息：材料型号，数量，

单价，金额，计划到货日期。

3.采购审核员按照具体情况进行订单审核

4.订单 FAX 给客户以后，采购人员需要与客户核对采购信息，同时要求签字回传。

采购流程

二，跟催：

采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核

对到货日期直至材料到达我公司。

采购流程

三，入库：

一）.实物入库：

收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编

码，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。

二）.单据入库：

采购人员按照检验合格单，将检验单上的数据入到中，便于以后对帐。但也存在些问题，表

现为：1.外加工的检验合格单没有入库；2.采购入库订单号和数量比较混乱。

采购流程

四，退货：

采购填写退货单，进行订单退货。五，对帐：

一），月结表：

每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购人员按照我公司收货员签字的送货单，

我公司的入库单据和单价表核对月结表。

目前月结表中出现以下不足之处：无订单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额

至本期欠款余额等信息。

二），增值税发票：

校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。

在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于订单金额，特指一张订单只有一种材料的情况。

六，付款：

按照付款周期编制付款计划，安排付款。

询价采购是指对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种

采购方式。

采购流程

之 询价采购工作流程

询价采购流程一、询价准备

1 、计划整理。采购代理机构按照政府采购执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品

的规模，编制月度询价采购计划。

2 、组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人

数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保

密。

3 、编制询价文件。询价小组按照政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求

的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。

4 、询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。

5 、收集信息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一

步了解价格信息和其他市场动态。6 、确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中

确定不少于三家的供应商，同时向其发出询价通知书让其报价。

询价采购流程二、询价

1 、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。

2 、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商

的报价函的密封情况进行审查。

3 、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，

强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和

标准。

4 、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录同时签名核对，按照符

合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方

法和标准，确定一至二名成交候选人同时排列顺序。

5 、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，

方为有效。

询价采购流程三、确定成交商

1 、采购人按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确

定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成

交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。

2 、成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出《成交通知书》，同时将成交结果通

知所有未成交的供应商。

3 、编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、

采购结果等有关情况，编写采购报告。

采购流程

知识 1、尽量收集多一点产品信息：我不熟悉这个产品，但是我会尽我最大的努力寻找懂得

这个产品信息的人，从别人那去学到自己本来不知道的东西。那怕是一丝丝信息都算是学习

和进步。

采购流程

知识 2、做事情要有条理：我基本上会每天记录下来，我所做过的工作，处理的事，对没有

处理好的事，要求次日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。

采购流程知识 3、工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情

是什么，做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个处理。

采购流程

知识 4、学会主动与人沟通：经常与车间，仓库，打样车间、品质的相关人员接触，这样便

于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。

采购流程

知识 5、对工作的难点重点要有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于

自己以后总结经验。要求厂家处服务处理事得交书面说明。

采购流程

知识 6、尽量做好工作总结：对所做的工作，每个月至少做个简短的总结。从工作量、工作

内容、完成事项，要事处理，问题解决，工作失误，工作计划等方面做个简短的总结。

采购流程

知识 7、做好供应商的管理：尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配

合我们工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。

采购流程

知识 8、要持续对订单的跟踪：工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应

商肯定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏

着丝丝供货风险或其它东西。要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。

采购流程

知识 9、问题处理：反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建

议提供，同时能与供应商做个合适的谈判结论。

采购流程

知识 10、职业习惯：要让自己有一个好的职业习惯，有成本概念，有利润思维，有风险意

识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近，做一名

真正优秀的采购人员。

采购人员，在进行业务联系时，打业务电话的要点。

1、想好打电话的目的是什么？是询价、是讲价、是订价、是分析市场变化等。2、组织好自身谈话内容的概要，做到谈话流畅，语言丰富，用语专业，亲切自然大方，热

情大度。

3、对供应商所销售的这个品种及其它供应商（同种产品）的信息要了解，以此好回应对方

的谈话。

4、要记住对方所销售这个品种现在的大约价格，及你上次所订购价格，或上次你报给对方

你购的价格及你虚拟报给对方的价格。

5、在关心业务的同时，不妨多给予客户出了业务关心外，工作身体等也做个善意问侯。

6、对新客户多介绍同时展示一下自己公司的实力和优势等。

常用物料降价如何采购？

如果你是一名采购人员，接到一个客户来电，对方的报价比上次报价更低了。此时的你接下

来会做些什么工作？要确保做好这个品种的采购工作，为企业降低采购成本！首先应意识到

此物料行情下降，价格下滑。接下会做如下事：

1 、 证实信息的准确性。具体就是去询问你所掌握的所有供此货的供应商，给他们以沟通

方式的形式告知对方别人给你报价，如何如何的合适，价格降了。看他们的反应。

2、 以订货的形式，强压价谈价，查知真实情况。如果真降了，没有不想有货不做点降价表

示出货的商人。

3、 找寻此物料的前生原材料，从网上，从前生原材料的商家去查实是否有降。

4、 证实物料价格真是降了。就得做到要这些天勤询价，讲价

，了解行情走势，做到需货时能购到最低的价格。

5、 如果你暂时不需要这种物料，你也千万别放松警惕，有很多时侯会出现在降价期间你没

购进价格又因某些原因而回升哟！你做采购的要是错过这种时机购货那就是你的失责。采购

应该有觉察物料降中见涨的征兆。

6、 勤看报表，了解库存量，少购货，缓购货，保持最低库存量。

7、 越是降价时期采购人员应该更有信心购得更低的价格。越是降价，越要讲价还价，压价

力度要加大，这时你完全可以这样规劝你的供应商：

今天你这个价格不卖给我，别人先做了，说不定过两三天你的物料还没找到出路，价格比这

个降得更低。没有不心动的。

常用物料涨价如何购买？

采购最基本的职责就是保证所购产品的质量，和供应商的售后服务跟得上公司需要的前提下，

能购得物美价廉的产品。最有能力体现的就是能把握好采购的度，能做好行情降价和涨价的物料供应。在大起大落的环境中能为公司降低直接原材料成本，搏得自己的产品多占领市场

份额的机会，就是优秀的采购。涨价的征兆：

1、 你打电话给供应商了解情况，供应商表现出惜售的状态。

2、 有经常给你打电话询订单的供应商家（有长期业务的商家具有代表性）。近段时间变得

在你的电话铃声中消失了。

3、 你要订单，不是价格没给到位，对方对你的需货量打折的情况下。

4、 你供应商对你大叫前生原材料涨得很多，或有什么意外情况，导致某一种市场走俏的原

材料不能生产，或减少。等很多情况下，可能物料要涨价的局势比较大，你作为一名采购人

员就是密切关心行情动态了。证明有涨，要做好如下准备工作。

1、 分析现在行情涨，是你公司用量的淡季还是旺季，淡季有用就行，不给生产断货，旺季

就得确保此时的低成本购进。

2、 分析出涨价的具体原因：这种涨势会不会导致求大于供，有没有人为炒作，就是前生原

材料紧张，能紧张多久。还波及的范围有多大，受不受国际因素的影响，与石油，人民币的

兑付等问题关联有多大等到。

3、 只有从根本找准的涨势的原因，才能对症想策。

4、信息肯定是知道得越早越好，当然你能下手得越早也越好，你完全可能在有所觉察的情

况下，先与信息不好，或对你公司合作很好的客户手中购上一担货。这时你可以称你公司的

用量加大，什么的，以能购得多点好，最好是价格不涨，或稍有表示。抓住时机，涨价时有

时是需要分秒必争的。

5、 涨价要沉得住气，不要一听供应要调价，马上就不知所措，或者说有的紧跟其上。要灵

活运用，多家订购，越俏的货，越不能在一家做，万一供应商因为特别的原因推辞送货，或

不送，到时急得人是你，卖了高价赚钱的是供应商。

6、涨价时订购一定有必要采取多项选择，不要让你对供应商的信任导致你需要的产品迟迟

不能到库，越是涨价，供应商的前生材料还是紧，说不定供应不可能在你这拿了订单，但是

你可能对自己能不能购上原材料心中一点底都没有。这也很正常。你不耗不起与他们赌或者

说事后来处理的，为此越是行情不正常，采购人员越要警惕小心。一颗红心多手准备，胜多

失少。

成功采购人员需具备七大要素

1. 操守廉洁：

面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达其销售目

的。采购人员若无法把持，可能不自觉掉入供货商的陷井，而不能自拨，进而任由供货商摆布，到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言，很值得我们参考，那就是：“做事可

以失败，做人不可失败。”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火的，

不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂。

2．掌握市场：

流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人

员必须努力透过各种管道及方式（包含检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接近客户），

了解市场之需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，究

竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知已知彼，则必能百战百胜。

3．精打细算：

有一商场名人曾说：“会卖不如会买”，这句话在流通业已成为至理铭言，这句话的意思是：

卖场人员若因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选对商品，又买到便

宜的价钱，来得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被仓库卖场人员说服买下该件商品，

事后发现被骗，他是不会再光顾的。采购人员必须能精打细算，供货商虽然牺牲了一点利润，

但若销售量增加，供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。

4．积极认真：

现代流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购人员以积极认真的态度来工作，

将可使本公司的商品能适时适地的推出，符合卖场的需要。与卖场的沟通更须要此种工作态

度。

5．创新求进：

商场如战场，不进则退，输家可能成为羸家，赢家也可能变成输家。流通业尤其需要采购人

员能有创新（非标新立异）的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工

作方法与效率，同时在商品组合方面也应力求创新，如此成功才可确保。

6．适应性强：

采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采

购的重要职责之一，故东奔西走，甚至远赴国外采购有时也是必要的。采购人员因此必须有

很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作

做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压力可想而知，采购更必须能适应此压

力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指辗转各地体力负

荷 ，要做好采购的工作，须事先有此心理准备。

7. 团结合作：表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可能脱离

公司的整体作业，采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购的工作才可无往不

利。身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人处事，尤须

注重团队的合作，同时以公司的利益为前提。团结生力量，这是很容易懂的，我们挥公司的

整体的力量，与竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司全体每一位同事都应有

此忧患意识.

共 1 页 新手采购人员，刚进公司最主要的是要了解三个流程：

一、公司生产经营活动的流程

任何涉及到采购的公司，其部门相对来说都比较完善，如果贵公司有 ISO 质量体系，那么公

司生产经营活动流程基本上可以在 ISO 的程序体系里进行系统学习和了解，这就比较全面了。

随着物流成本及市场竞争的加剧，对采购等前置作业活动的质量要求和时间要求越来越高。

要求采购人员不仅仅要了解自己的采购业务知识，更要了解生产工艺及经营活动的相关知识。

我们按普通的生产经营活动：即涉及到业务部、技术部、采购部、生产部、物料部、质量部

等几个部门的简单流程，基本上是这样运作的。

首先业务部接单（或公司下单），生产部、技术部及采购部共同确定各自负责的相关资料，

如生产部要确定上线期及交货期，技术部要确定相关的样品、工艺制单及材耗，采购部要确

定物料到公司的时间。以上几个部门核对好了后，还要反馈至业务或公司，由相关人员进行

审核成本及相关的时间，同时与客户取得联系（或公司相关负责人员），获得核对后，迅速

将相关信息反馈至技术部、采购部及生产部。各部门按原定核对资料进行计划安排同时执行。

二、采购作业流程

在物料采购活动中，采购部门要按部门内采购操作流程，进行合格供应商刷选、采购资料内

容传递告知给相关合格供应商同时要求其反馈相关物料质量及报价信息，然后采购人员进行

比价和议价，同时最终确定物料供应商，传递采购订单合同。采购人员按照即定的合同要求

对供应商进行跟踪，保证保质保量按时将物料供应到位。供应商按指定仓位将物料运送至物

料部后，物料部要取部分物料样送至质检部进行进料检验（小公司由采购人员进行检验），

或由物料部向质检部或相关采购人员发出进料检验通知。质检部对进料检验后要迅速将相关

质量信息反馈至采购人员，采购人员按照物料质量情况对物料进行进仓、退货或特采等处理

决定。每采购一批物料都要对相关的供应商供货的质量、交期及相关合作事项进行评价同时

在各供应商档案留档，以备后查及对供应商的定期评审筛选。

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